RGPD - Données personnelles

Le Projet Arcadie ne permet pas l’enregistrement d’utilisateurs sur sa plateforme. Néanmoins, il y a des éléments relatifs à la vie privée des internautes qui passent entre les mains de la conceptrice de la plateforme. 

 

Les cookies, données techniques et autres éléments 

 

La plateforme utilise la solution de mesure d'audience Piwik, qui dépose des cookies lors de votre première consultation. Ces cookies permettent de connaître le trafic de la plateforme, de savoir comment les internautes y arrivent, les pages les plus consultées, etc. Les adresses IP collectées par Piwik sont anonymisées sur 2 bytes. Vous pouvez les refuser et les purger grâce à votre navigateur. L'utilisation d'un bloqueur de publicité, tel que uBlock Origin, n'empêchera pas l'utilisation complète de la plateforme. 


 

Les données utilisées à des fins de gestion comptable et financière

 
Les donateurs peuvent faire un don ponctuel via PayPal ou un don récurrent mensuel, via PayPal ou par virement bancaire. 
 

Pour les donateurs passant par PayPal, qu’il s’agisse d’un don ponctuel ou mensuel :

 
À chaque début de mois, des rapports sont extraits de PayPal. Ces rapports sont contenus dans la partie Activité de l’outil. Ils sont téléchargés au format CSV. Les CSV sont créés avec Libre Office
 
Ils sont ensuite traités pour être intégrés dans un outil personnalisé de création de factures. 
 
Les éléments suivants sont utilisés pour créer la facture : 
  • Identité du donateur ;
  • Email ;
  • Date du don ;
  • Numéro de transaction ;
  • Montant du don TTC ;
  • Commission PayPal ;
  • Montant net du don (Montant TTC – Commission PayPal) ;
Dans le fichier d’importation créé dans l’outil de facturation, les éléments suivants sont ajoutés :
  • Taux de la TVA (20 % depuis septembre 2021) ;
  • Montant de la TVA (Don TTC/1,2) ;
  • Montant hors taxes (la TVA s’applique sur le don TTC).
Une fois les éléments listés ci-dessus, intégrés dans un fichier CSV, le fichier est importé sur une instance Drupal, grâce au module Feeds. Ce module nécessite le module Chaos et Job Scheduler. Le design est conçu à partir de Bootstrap, sans appel à un CDN extérieur. Cette instance est sur un serveur différent de celui du Projet Arcadie. Le serveur est chez Gandi, hébergé en France. 
 
Le numéro de facture est créé par une formule Excel : date du don + numéro de transaction PayPal.
 
Après importation, chaque facture ainsi créée est convertie en PDF. 
 
Une fois converties, les factures sont supprimées de l’instance. Le serveur est purgé. 
 
Les factures sont ensuite envoyées par email. 
 
Pour les envois de factures, Sending Blue a été recommandé par Gandi, ce dernier ne fournit pas, à proprement parler, de serveur mail. 
 
Un autre profil est utilisé dans le client de messagerie Thunderbird. Ce dernier utilise la serveur SMTP de Sending Blue. Le module Mail Merge est utilisé. 
 
Un fichier CSV est préparé pour l’envoi. Dans la première colonne figure l’adresse email du donateur, dans la seconde, la pièce jointe (la facture) correspondante. 
 
Après envoi, les messages et leurs pièces jointes sont supprimés du dossier « envoyés ». Les factures sont archivées dans un dossier mensuel, lui-même intégré dans un dossier annuel. Un fichier récapitulatif (tableur Excel) est généré pour garder une trace des envois.    

 

Pour les donateurs réguliers par virement bancaire :

Les donateurs réguliers passant par virement bancaire sont intégrés dans un logiciel de gestion : Association et CE, développé par Alaux Soft. Ce logiciel n'est pas relié à un serveur distant ou à un cloud. Une seule personne y a accès. Les donateurs actifs sont inclus dans un groupe intitulé "Membre actif". Les anciens donateurs sont inclus dans un groupe intitulé "Ancien membre".

 
Les informations qui y sont stockées sont les suivantes :
  • Nom ;
  • Prénom ;
  • Email ;
  • Paiements ;
  • Si le donateur est à jour de paiement. 
Les relevés bancaires, fournis par AXA sont directement importés dans ce logiciel. Après pointage des opérations, un fichier des opérations mensuelles est exporté. Il comprend :
  • La date du don ;
  • L’identité du donateur ;
  • Le montant TTC ;
  • Le prénom ;
  • Le nom ;
  • L’adresse email.
À ces éléments, sont ajoutés :
  • Un numéro de facture : date du don + numéro du donateur (numéro attribué par Alaux Soft) ;
  • Le taux de TVA ;
  • Le montant de la TVA ;
  • Le montant HT. 
Une fois les éléments listés ci-dessus, intégrés dans un fichier CSV, le fichier est importé sur une instance Drupal, grâce au module Feeds. Ce module nécessite le module Chaos et Job Scheduler. Cette instance est sur un serveur différent de celui du Projet Arcadie. Le serveur est chez Gandi, hébergé en France. 
 
Après importation, chaque facture ainsi créée est convertie en PDF. Une fois converties, les factures sont supprimées de l’instance. Le serveur est purgé. 
 
Les factures sont ensuite envoyées par email. 
 
Pour les envois de factures, Sending Blue a été recommandé par Gandi, ce dernier ne fournit pas, à proprement parler, de serveur mail. 
 
Un autre profil est utilisé dans le client de messagerie Thunderbird. Ce dernier utilise la serveur SMTP de Sending Blue. 
 
Un fichier CSV est préparé pour l’envoi. Dans la première colonne figure l’adresse email du donateur, dans la seconde, la pièce jointe (la facture) correspondante. 
 
Après envoi, les messages et leurs pièces jointes sont supprimés du dossier « envoyés ». Les factures sont archivées dans un dossier mensuel, lui-même intégré dans un dossier annuel. Un fichier récapitulatif (tableur Excel (2016)- Office) est généré pour garder une trace des envois.